Recepce
Přebírá opakující se dotazy, dohledává rezervace a připravuje změny místo ručního přepisování mezi hovory a příchozími klienty.
AI recepční pro salony, kliniky a služby
Sofia. AI recepční pro salony, kliniky a služby, která uleví recepci a pomáhá týmu řídit rezervace.
Sofia ulevuje přetížené recepci a dává kadeřníkům, barberům i dalším zaměstnancům rychlý způsob, jak řešit rezervace, dostupnost a změny kalendáře přes WhatsApp nebo Telegram nad Alteg/Altegio. Zároveň zvládne obsloužit i klientské dotazy bez další aplikace.
Sofia live
Potřebuju přesunout klientku Novákovou z dneška na pátek odpoledne.
Našla jsem rezervaci dnes v 15:00. V pátek má Klára volno ve 14:30 a 17:00. Který čas mám připravit?
Zavři zítra objednávání dopoledne pro Barbera Petra.
Připravila jsem změnu kalendáře pro zítřejší dopoledne u Petra v Barber Shopu. Před provedením ji prosím potvrďte.
Přínosy
Kde Sofia uleví týmu během dne
Sofia nevznikla jako chatbot na web. Je to provozní asistent pro místa, kde zprávy, změny termínů a zásahy do kalendáře často padají na už tak přetíženou recepci a pak se rozlévají do celého týmu.
Kadeřníci a barbeři
Mezi klienty rychle zjistí program, najdou rezervaci nebo připraví přesun bez otevírání více obrazovek a bez přeposílání zpráv na recepci.
Vedoucí pobočky a majitelé
Vidí, co se měnilo, kdo co potvrdil a mohou vrátit podporované operace zpět, když se něco udělá ve špatný čas nebo kontext.
Více poboček a účtů
Při práci s více salony Sofia vždy ověří správný Alteg účet, lokaci a případně zaměstnance, aby se změna neprovedla vedle.
Co dnes přetěžuje recepci i tým
Recepce je přetížená. A operativa padá na celý tým.
Když recepce nestíhá, zprávy končí u kadeřníků, barberů, terapeutů nebo vedoucích poboček. Odpovídá se mezi klienty, dohledávají se rezervace v mobilu a změny kalendáře se řeší ve spěchu. Právě tehdy vznikají chyby, prodlevy a ztracené rezervace.
01
Zprávy z WhatsAppu a Telegramu přebírá ten, kdo má zrovna volnou minutu.
02
Kadeřníci a další personál řeší operativu místo práce s klientem.
03
Recepce opakuje stejné dotazy na volné termíny a potvrzení objednávek.
04
Změny kalendáře se dělají pod tlakem a musí být dohledatelné.
05
Více salonů, účtů a zaměstnanců zvyšuje riziko, že se něco provede ve špatném kontextu.
Asistence pro recepci i personál
Sofia bere operativu z recepce a připravuje bezpečné změny
Sofia rozumí hlavně provozním zprávám od personálu a zároveň zvládne i klientské dotazy. Umí dohledat rezervaci, nabídnout volné časy, připravit přesun, zrušení nebo změnu dostupnosti a před provedením drží správný účet, salon a zaměstnance v jednom kontextu. Tým tak neřeší mechaniku systému, ale jen potvrzuje to, co dává smysl.
Kadeřník
Potřebuju přesunout klientku Novákovou z dneška na pátek odpoledne.
Sofia
Našla jsem rezervaci dnes v 15:00. V pátek má Klára volno ve 14:30 a 17:00. Který čas mám připravit?
Recepce
Zavři zítra objednávání dopoledne pro Barbera Petra.
Sofia
Připravila jsem změnu kalendáře pro zítřejší dopoledne u Petra v Barber Shopu. Před provedením ji prosím potvrďte.
Klient
Dobrý den, máte ve čtvrtek volno na balayage?
Sofia
Ano, ve čtvrtek jsou volné termíny v 11:00 a 15:30. Pokud chcete, můžu rezervaci rovnou připravit.
Více kontextů bez zmatku
Více účtů, více salonů, jeden asistent
Sofia počítá s tím, že vedoucí, recepce nebo freelancer může mít více Alteg účtů, pracovat ve více salonech nebo spravovat více poboček. Před důležitou akcí vždy pracuje s konkrétním účtem, salonem a zaměstnancem.
Uživatel
Zavři mi zítra objednávání.
Sofia
Máte přístup do více salonů. Pro který salon mám změnu připravit?
Funkce pro recepci, tým i klienty
Co Sofia umí
Interní asistence pro tým
- Přehled dnešních a týdenních rezervací
- Dohledání rezervace podle klienta nebo služby
- Rychlé změny mezi klienty přes chat
- Práce s více salony a Alteg účty
- Historie provedených akcí
Kalendář a dostupnost
- Otevření nebo zavření dnů pro objednání
- Úprava pracovní doby a blokací
- Práce s dostupností konkrétního zaměstnance
- Kontrola konfliktů před změnou
- Návrhy změn před potvrzením
Rezervace
- Vytvoření nové rezervace
- Změna termínu
- Zrušení rezervace
- Vyhledání volných slotů
- Přiřazení služby a zaměstnance
Komunikace s klienty
- Odpovědi na běžné otázky
- Sběr chybějících údajů pro rezervaci
- Informace o dostupných termínech
- Potvrzení, změna nebo zrušení objednávky
- Přirozená konverzace ve WhatsAppu a Telegramu
Bezpečnost a dohledatelnost
AI, která nejedná naslepo
Sofia není bot, který bezmyšlenkovitě přepisuje kalendář. Důležité akce nejdřív připraví jako strukturovaný návrh, zkontroluje kontext účtu, salonu a oprávnění a teprve potom je předá k potvrzení.
01
Potvrzení před důležitou akcí
Blokace, přesuny a další citlivé zásahy Sofia nejdřív připraví a pošle ke schválení, pokud mohou ovlivnit provoz nebo zákaznickou zkušenost.
02
Audit všech změn
Každý provedený krok lze dohledat podle času, účtu, salonu i osoby, která změnu schválila nebo spustila.
03
Historie komunikace
K provozní akci zůstává navázaný i kontext konverzace, takže tým ví, proč změna vznikla a z jakého požadavku vycházela.
04
Možnost vrátit podporované akce zpět
U vybraných operací systém ukládá původní stav a připraví řízený návrat bez ručního rekonstruování kalendáře nebo rezervace.
05
Oprávnění podle konkrétního Alteg účtu a salonu
Sofia respektuje hranice poboček, účtů a rolí, aby zaměstnanci nezasahovali mimo svůj provoz nebo odpovědnost.
06
Každá akce běží v konkrétním účtu, salonu a kontextu
Před provedením změny Sofia vyjasní cílový účet, lokaci a případně zaměstnance, aby se akce neprovedla ve špatné pobočce.
Od zprávy k bezpečné změně v Alteg
Jak Sofia funguje v provozu
- 01
Zaměstnanec nebo klient napíše do WhatsAppu nebo Telegramu.
- 02
Sofia rozpozná, jestli jde o klientský dotaz nebo provozní požadavek od týmu.
- 03
Doplní chybějící údaje a dohledá aktivní Alteg účet, salon a případně zaměstnance.
- 04
Nad daty z Alteg/Altegio připraví konkrétní návrh rezervace, přesunu nebo změny kalendáře.
- 05
Důležité nebo rizikové změny pošle ke schválení správné osobě.
- 06
Po potvrzení se změna provede v konkrétním kontextu účtu a salonu.
- 07
Systém uloží audit, historii komunikace a u podporovaných akcí připraví undo.
Jak je Sofia poskládaná
Postaveno pro bezpečný salonní provoz, ne pro jednorázový chatbot
Sofia má oddělené vrstvy pro chat kanály, aktivní kontext Alteg účtu a salonu, návrhy akcí, schvalování, audit a undo. Díky tomu dokáže pomáhat recepci i týmu bez slepých zásahů do rezervačního systému.
Základní stack
TypeScript
Mastra AI
NestJS
Docker
PostgreSQL
Redis / BullMQ
Audit log
OpenTelemetry
Nasazení podle rozsahu provozu
Varianty nasazení
Všechny varianty běží ve WhatsAppu i Telegramu, umí pracovat s více Alteg účty a stojí na stejném bezpečném základu: napojení na Alteg/Altegio, audit komunikace a potvrzování důležitých změn. Rozdíl není v kanálech, ale v tom, jak hluboko Sofia vstupuje do denní operativy týmu, změn kalendáře a interních provozních postupů.
Ve všech variantách
Společný základ každého nasazení
Bez ohledu na rozsah prvního provozu dostáváte společnou vrstvu pro komunikaci, bezpečnost a provozní kontrolu.
01
WhatsApp + Telegram
02
Více Alteg účtů
03
Napojení na Alteg/Altegio
04
Audit komunikace a akcí
05
Potvrzení důležitých změn
06
Undo u podporovaných akcí
Sofia Booking
Pro provozy, které chtějí vyřešit příchozí komunikaci, rezervace a běžné přesuny termínů bez zahlcení recepce.
- Vytvoření, přesun a zrušení rezervace
- Nabídka volných termínů klientům
- Odpovědi na běžné dotazy
- Základní přehled rezervací pro tým
- Klientské i interní konverzace
Sofia Team Ops
Pro provozy, kde Sofia aktivně pomáhá recepci, kadeřníkům a dalšímu personálu s operativou během dne.
- Všechno ze Sofia Booking
- Práce s více salony a pobočkami
- Změny kalendáře a dostupnosti
- Přehled programu pro konkrétní zaměstnance
- Přehled dne napříč týmem
- Interní provozní dotazy pro recepci a tým
- Admin rozhraní
Sofia Custom Flow
Pro firmy, které chtějí přizpůsobit schvalování, role, integrace a vlastní provozní postupy nad rámec standardního nasazení.
- Všechno ze Sofia Team Ops
- Vlastní schvalovací pravidla a postupy
- Napojení na další systémy
- Pokročilá oprávnění a role
- Reporting
- Individuální provoz
- SLA podle domluvy
FAQ
Časté otázky
Připraveno pro první provozní nasazení
Dejte recepci i týmu klidnější provoz kolem rezervací
Sofia bere z provozu opakující se zprávy, připravuje bezpečné změny v kalendáři a nechává recepci i personál soustředit se víc na klienty než na operativu.
Domluvit demo Sofia
Pošlete základní kontext o provozu, pobočkách a tom, kdo dnes řeší rezervace. Navážeme konkrétním návrhem nasazení Sofia.